Anbieterwechsel und Datenexport

Worum es geht

Diese Seite enthält die Informationen nach Art. 26 und Art. 28 der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act) zum Wechsel zu einem anderen Anbieter und zum Export Ihrer Daten aus WorkRadius. Die vertragliche Regelung steht in § 9a der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (https://workradius.de/agb.html).

1. Wechsel einleiten

Sie leiten einen Wechsel, eine Übertragung auf eigene Systeme oder die Löschung formlos per E-Mail an info@workradius.de oder über den Abrechnungsbereich ein. Die Ankündigungsfrist endet bei monatlicher Zahlung mit dem Ende der laufenden Abrechnungsperiode, bei Jahreszahlung oder während der TSE-Mindestlaufzeit spätestens zwei Monate nach Eingang Ihres Verlangens. Danach folgt ein Übergangszeitraum von höchstens 30 Kalendertagen, in dem alle gebuchten Funktionen nutzbar bleiben. Anschließend können Sie Ihre Daten mindestens 30 Kalendertage lang weiter abrufen. Für den Wechsel, den Export und unsere Unterstützung fallen keine Entgelte an.

2. Exportwege, Datenstrukturen und Formate

a) Gesamtexport „Alle Daten exportieren“ (App → Einstellungen; nur der Inhaber kann ihn auslösen, auch nach Vertragsende; höchstens drei Aufträge je 24 Stunden; das fertige ZIP „workradius-daten-JJJJ-MM-TT.zip“ steht sieben Tage zum Download bereit). Das ZIP enthält je Bereich einen Ordner. Jede Sammlung ist eine CSV-Datei; Unterkollektionen stehen in eigenen Dateien „sammlung__unterkollektion.csv“, Originaldateien im Unterordner „dateien/“ des Bereichs. Dazu kommt eine Datei README.txt.

Ordner	Inhalt
mitarbeiter/	employee_templates.csv, employee_templates__confidential.csv (vertrauliche Personaldaten), employee_templates__change_requests.csv, departments.csv, custom_positions.csv, leave_accounts.csv, calendar.csv, calendar_events.csv; dateien/ mit Profilfotos
arbeitszeiten/	sessions.csv, sessions__audit_logs.csv (Korrekturprotokoll), timesheet_closures.csv, timesheet_closure_heads.csv
dienstplan/	duty_plan.csv, duty_roster.csv, duty_plan_templates.csv, availabilities.csv, shift_swap_requests.csv
chat/	messages.csv (Nachrichten aus Firmen-, Gruppen- und Leitungschats sowie die Unterhaltungen des Inhabers), chat_archives.csv (nur das Archiv des Inhabers), announcements.csv; dateien/ mit den Bildern, Sprachnachrichten, Videos und Dateien, auf die diese Nachrichten verweisen
drive/	drive_folders.csv, drive_files.csv, drive_documents.csv; dateien/ mit den entschlüsselten Originalen in ihrer Ordnerstruktur
hygiene/	haccp_tasks.csv, haccp_logs.csv
reservierungen/	reservations.csv, reservation_areas.csv, reservation_tables.csv, reservation_layout_objects.csv, reservation_settings.csv, reservation_guests.csv, booking_slots.csv
lager/	stock_items.csv, stock_item_catalog.csv, storage_locations.csv, warehouse_stock.csv, suppliers.csv, purchase_price_history.csv, stock_policies.csv, inventory_templates.csv
arbeitsorte/	workplaces.csv (ohne WLAN-Passwörter)
warenwirtschaft/	supplier_orders.csv, stock_movements.csv, inventory_sessions.csv, inventory_sessions__items.csv, waste_records.csv, production_batches.csv, supplier_complaints.csv, operating_costs.csv; dateien/ mit Eingangsrechnungen, Lieferscheinen und Reklamationsfotos
kasse-stammdaten/	je eine CSV über alle Arbeitsorte: menuCategories.csv, menuItems.csv, salesOrders.csv (vom Gast per E-Mail bestätigte Abholbestellungen), salesOrders__events.csv (Verlauf), tip_distributions.csv; dateien/ mit Bildern von Speisekarten, Rezepten und Raumplänen sowie den Belegfotos der Kassenbewegungen

Aufbau der CSV-Dateien: Trennzeichen Semikolon, Zeichensatz UTF-8 mit BOM, Zeilenende CRLF, erste Zeile mit den Spaltennamen. Die Spalte _pfad nennt den Speicherort des Datensatzes, _id seine Kennung, danach folgen alle Felder alphabetisch. Zeitstempel stehen im Format ISO 8601 (UTC), Zahlenfelder wie createdAt in Millisekunden seit dem 01.01.1970, verschachtelte Angaben als JSON-Text, Koordinaten als „Breite,Länge“, Binärdaten in Base64.

b) Fiskal-Gesamtexport (App → Einstellungen; nur der Inhaber). Ein ZIP mit:

Technisches-Roharchiv/pos_data_<Firmenkennung>.jsonl.gz: alle in WorkRadius erfassten Kassendaten im Format JSON Lines (gzip) mit den Satzarten location, payment, daily_closing, cash_movement, voucher, hospitality_receipt, ticket und order_line;
für jeden Arbeitsort mit TSE zusätzlich DSFinV-K/<Arbeitsort>.zip (DSFinV-K-Export, unverändert vom Fiskal-Dienstleister fiskaly) und TSE/<Arbeitsort>.tar (TSE-Export nach BSI-Vorgabe, unverändert);
Hinweise/README.txt und Hinweise/manifest.json (Dateiliste, Größen und SHA-256-Prüfsummen).

Ohne TSE enthält das Paket nur das Rohdatenarchiv. Das fertige Paket wird 30 Tage nach dem bestätigten Download gelöscht, ohne Download 90 Tage nach der Erstellung; es kann jederzeit neu erstellt werden.

c) Einzelexporte: Arbeitszeitnachweis je Beschäftigtem und Zeitraum als PDF und XLSX, Lohnexport je Monat als XLSX und als Importdatei für DATEV (Textdatei), Prüfprotokoll je Inventur als CSV.

d) Auf Anforderung stellen wir innerhalb des Übergangszeitraums als CSV beziehungsweise als Originaldateien bereit, was die Anwendung noch nicht selbst exportiert: Einstellungen der Anwendung (insbesondere Betriebs-, Chat-, Lager- und Online-Shop-Einstellungen sowie die Betreiberangaben der Gastseiten), Kassenzähler, Jahreszählungen der Verpackungssteuer, Tischvorgänge, Abgleichsfälle mit Zahlungsdienstleistern, Bestellvorschläge, Umlagerungen, das Protokoll der Lagerbuchungen, Waren in Umlagerung, Rückmeldungen zu Lagerhinweisen, das Protokoll der Trinkgeldverteilungen, das Protokoll der Ersteinrichtung, Support-Anfragen mit Antworten, Übersetzungen von Inhalten und die gebuchten Module sowie Dateien, wenn die Originaldateien zusammen die Größengrenze des Gesamtexports überschreiten.

3. Bekannte Einschränkungen

Gesamtexport und Fiskal-Gesamtexport kann nur der Inhaber auslösen.
Der Gesamtexport bricht ab, wenn die Originaldateien zusammen 1,5 GB übersteigen. Dann stellen wir die Daten auf Anforderung bereit (Abschnitt 2 d).
Kassendaten stehen nicht im Gesamtexport, sondern im Fiskal-Gesamtexport.
Private 1:1- und Abteilungschats der Beschäftigten, an denen der Inhaber nicht beteiligt ist, sind nicht im Export enthalten, weil sie dem Inhaber auch in der Anwendung nicht zugänglich sind.
Drive-Dateien aus einem älteren Speicherformat, die sich nicht entschlüsseln lassen, werden unverändert beigelegt und in der README.txt aufgeführt.
WLAN-Passwörter, die Kennungen der Konten bei Zahlungsdienstleistern, interne Schlüssel und Verwaltungsdaten von WorkRadius, abgeleitete Ansichten, die vollständig aus exportierten Daten entstehen (Geburtstags- und Abwesenheitsübersicht für Kolleginnen und Kollegen), sowie technische Laufzeitdaten ohne eigenen Inhalt (Anwesenheits- und Schreibanzeigen, Push-Kennungen der Geräte, Idempotenz- und Migrationsmarken, Zähler, Exportaufträge) werden nicht exportiert.
Eine öffentliche Programmierschnittstelle (API) bietet WorkRadius derzeit nicht an.

4. Gerichtsbarkeit der eingesetzten IKT-Infrastruktur

Anbieter von WorkRadius ist ein Einzelunternehmen mit Sitz in Deutschland (Benedikt Löw, Frankfurt am Main). WorkRadius läuft auf Google Cloud (Firebase). Betreiber dieser Infrastruktur ist Google (Google Ireland Limited bzw. Google LLC). Die Google LLC hat ihren Sitz in den USA und kann dem Recht der USA unterliegen.

Teil der Infrastruktur	Standort
Datenbank (Cloud Firestore)	Multi-Region eur3 (Belgien und Niederlande)
Serverfunktionen (Cloud Functions)	Region europe-west1 (Belgien)
Datensicherungen	Region europe-west4 (Niederlande)

Diese Rechenzentren liegen in Mitgliedstaaten der EU und unterliegen deren Recht. Die Dateiablage (Fotos, Dokumente, Belege) liegt ebenfalls bei Google Cloud. Push-Nachrichten (Firebase Cloud Messaging), Absturzberichte der App (Firebase Crashlytics), die KI-Funktionen (Gemini API) und die Kartendarstellung (Google Maps SDK) können durch die Google LLC auch in den USA verarbeitet werden. E-Mails versendet Brevo, die technische Sicherheitseinrichtung der Kasse betreibt die fiskaly GmbH; beide Anbieter haben ihren Sitz in der EU.

5. Schutzmaßnahmen gegen den Zugriff staatlicher Stellen aus Drittstaaten

Diese Angaben betreffen nicht personenbezogene Daten; für personenbezogene Daten gelten zusätzlich die Datenschutzerklärung und der Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Technisch: Die Kerndaten werden in den oben genannten EU-Regionen gespeichert und durchgehend verschlüsselt übertragen. Gespeicherte Daten verschlüsselt Google Cloud nach eigenen Angaben standardmäßig. WLAN-Passwörter und Drive-Dateien im aktuellen Speicherformat verschlüsselt WorkRadius zusätzlich mit einem eigenen Schlüssel je Firma. Dieser Schlüssel liegt ebenfalls in der WorkRadius-Datenbank und schützt deshalb nicht gegen einen Zugriff auf die gesamte Infrastruktur.
Organisatorisch: Mandantentrennung mit serverseitiger Zugriffsprüfung. WorkRadius greift auf Kundendaten nur nach ausdrücklicher, befristeter Freigabe durch den Kunden zu (Support-Code mit Ablauf).
Vertraglich: Es gelten die Datenverarbeitungsbedingungen von Google mit EU-Standardvertragsklauseln.
Umgang mit Herausgabeersuchen: Ersuchen von Gerichten oder Behörden eines Drittstaats auf Herausgabe von Kundendaten erfüllt WorkRadius nur unter den Voraussetzungen des Art. 32 der Verordnung (EU) 2023/2854, gibt dabei nur die mindestens erforderlichen Daten heraus und informiert den Kunden vorher, soweit dies nicht ausnahmsweise untersagt ist.

6. Entgelte bei vorzeitiger Beendigung

Wechsel- und Exportentgelte erheben wir nicht. Auch bei Jahreszahlung und während der TSE-Mindestlaufzeit können Sie den Wechsel mit einer Ankündigungsfrist von höchstens zwei Monaten verlangen. Bei vorzeitiger Beendigung fallen nur die in § 9a Abs. 7 der AGB vorab offengelegten Entgelte an: Eine im Voraus bezahlte Jahresperiode wird nicht anteilig erstattet, und während der zwölfmonatigen TSE-Mindestlaufzeit bleibt die Vergütung der TSE-Zusatzleistung bis zu deren Ende geschuldet. Bei nachgewiesener Geschäftsaufgabe gilt § 9 Abs. 1d der AGB.