Stand: 09.10.2026 · gilt ausschließlich für Unternehmer im Sinne von § 14 BGB
Der Kunde (Verantwortlicher) setzt WorkRadius zur Organisation seines Betriebs ein. Der Anbieter (Auftragsverarbeiter) verarbeitet dabei personenbezogene Daten ausschließlich weisungsgebunden.
Anbieter: Benedikt Löw, Einzelunternehmen „WorkRadius", Fichardstraße 62, 60322 Frankfurt am Main, info@workradius.de
Kunde: ergibt sich aus den Stammdaten des Firmenkontos
Abschluss: Dieser Vertrag wird elektronisch geschlossen (Art. 28 Abs. 9 DSGVO), indem der Kunde ihn in der Anwendung oder im Buchungsablauf durch Anklicken bestätigt. Der Anbieter speichert Zeitpunkt und Fassung jeder Bestätigung, bei einer Bestätigung in der Anwendung zusätzlich die Nutzerkennung des Inhabers, im Buchungsablauf die Vorgangs- und Kundenkennung des Zahlungsdienstleisters. Die jeweils geltende Fassung ist unter https://workradius.de/avv.html abrufbar; frühere Fassungen stellt der Anbieter auf Anfrage in Textform bereit.
(1) Gegenstand ist die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Bereitstellung von WorkRadius nach den Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
(2) Die Dauer entspricht der Laufzeit des Hauptvertrags zuzüglich einer Weiternutzung nach § 3 Abs. 2 der AGB und der Aufbewahrungsphase nach § 8 Abs. 2. Sie endet mit der vollständigen Löschung der personenbezogenen Daten beim Anbieter.
(3) Der Anbieter verarbeitet die Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Kunden, auch in Bezug auf die Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation. Dokumentierte Weisungen sind dieser Vertrag mit den hier beschriebenen Verarbeitungen und Übermittlungen (§§ 4 und 5) sowie die Nutzung der Anwendung durch den Kunden. Weitergehende Weisungen erteilt der Kunde in Textform an info@workradius.de. Ist der Anbieter durch das Recht der Union oder eines Mitgliedstaats, dem er unterliegt, zu einer anderen Verarbeitung verpflichtet, teilt er dem Kunden diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet.
(4) Hält der Anbieter eine Weisung für rechtswidrig, teilt er dies mit und darf ihre Ausführung aussetzen.
Art und Zweck der Verarbeitung: Erheben, Speichern, Ordnen, Abfragen, Anzeigen, Übermitteln (E-Mail-Versand, Push-Benachrichtigungen, Übergabe an die vom Kunden gewählten Zahlungs- und Fiskaldienstleister), Exportieren und Löschen personenbezogener Daten, ausschließlich zur Bereitstellung der vom Kunden gebuchten Funktionen von WorkRadius für seinen Betrieb.
Betroffene Personengruppen: Beschäftigte des Kunden; Gäste, die über die öffentliche Buchungsseite reservieren oder über den Abholshop bestellen; Gäste, die an der Kasse bezahlen; vom Kunden auf Bewirtungsbelegen genannte bewirtete Personen; Ansprechpartner bei Lieferanten.
Datenkategorien:
| Bereich | Daten |
|---|---|
| Stammdaten Beschäftigte | Name, Personalnummer, Abteilung, Rolle und Rechte, Telefon, E-Mail, Sprache, Foto, Eintrittsdatum |
| Vertrauliche Personaldaten | Anschrift, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit, Steuer-ID, Steuerklasse, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, IBAN, Notfallkontakt, Stundenlohn, Wochenarbeitszeit |
| Arbeitszeit | Beginn/Ende, Pausen, Korrekturanträge, Monatsabschlüsse, Urlaubs- und Abwesenheitskonten |
| Standortbezug | Zuordnung jeder Arbeitszeitbuchung zu einem Arbeitsort und die Art des Stempelns (manuell, Widget oder automatisch nach Standortprüfung). Standort- und WLAN-Prüfung laufen ausschließlich auf dem Gerät; weder GPS-Koordinaten der Beschäftigten noch die Namen erkannter WLANs werden übertragen oder gespeichert. Gespeichert werden je Arbeitsort die vom Kunden hinterlegten Koordinaten mit Radius oder Fläche, die hinterlegten WLAN-Namen und die verschlüsselten WLAN-Passwörter. |
| Besondere Kategorien (Art. 9 Abs. 1 DSGVO) | Gesundheitsdaten: Abwesenheitsart „krank" mit Zeitraum, ohne Diagnose und ohne Freitext; Kolleginnen und Kollegen sehen nur eine neutrale Abwesenheit. Kirchensteuermerkmal (lässt auf die Religionszugehörigkeit schließen). Eine Schrittzählung findet nur auf dem Gerät der Beschäftigten statt; Schrittzahlen werden nicht an den Anbieter übertragen. |
| Kommunikation | Chat-Nachrichten in Text, Bild, Video und Ton; Ankündigungen; Support-Anfragen |
| Gästedaten Reservierung | Name, E-Mail, Telefon, Personenzahl, Zeitpunkt, Anmerkungen zur Reservierung (90 Tage nach dem Termin anonymisiert); je Gast ein Besuchszähler unter einem aus Telefonnummer oder E-Mail gebildeten Hashwert, ohne Namen und Kontaktdaten (90 Tage nach dem letzten Termin gelöscht) |
| Gästedaten Online-Bestellung | Name, E-Mail, Telefon, Bestellung, Abholzeit, Anmerkungen (Kontaktdaten nach der eingestellten Frist, Standard 90 Tage, anonymisiert) |
| Dokumente | in der Cloud-Ablage gespeicherte Dateien und Ordner (Inhalt bestimmt der Kunde) |
| Hygiene | HACCP-Protokolle mit Name der erfassenden Person, Messwert und Zeitpunkt |
| Kassen- und Zahlungsdaten der Gäste | Bonpositionen, Beträge, Trinkgeld, Zahlungsart; bei Kartenzahlung Kartenmarke, die letzten vier Ziffern der Karte und die Transaktionsreferenz des Zahlungsdienstleisters (keine vollständigen Kartendaten); auf Wunsch des Gastes die E-Mail-Adresse für den Belegversand (gespeichert wird danach nur eine gekürzte Form aus erstem Buchstaben und Domain) |
| Bewirtungsbelege | Anlass der Bewirtung und Namen der bewirteten Personen, wie vom Kunden eingegeben |
| Geschäftsdaten mit Personenbezug | Bedienerkennung auf Bons, Zahlungen und Stornos, Lieferanten-Ansprechpartner, erfassende Person bei Wareneingang, Inventur und Kassenbewegungen |
Der Anbieter setzt insbesondere um:
(1) Der Kunde stimmt dem Einsatz der nachfolgend genannten Unterauftragsverarbeiter zu.
| Dienst | Zweck | Verarbeitete Daten |
|---|---|---|
| Google Ireland / Google LLC (Firebase) | Betrieb, Datenhaltung, Authentifizierung, Push-Nachrichten, Absturzberichte | sämtliche Anwendungsdaten |
| Brevo | Versand von Reservierungs-, Bestell- und Belegmails | Name und E-Mail-Adresse der Gäste, Reservierungs-, Bestell- und Belegdaten |
| fiskaly GmbH | technische Sicherheitseinrichtung der Kasse und elektronische Kassenmeldung (nur bei gebuchter TSE-Variante) | Transaktions- und Belegdaten einschließlich Bedienerkennung |
| Google (Gemini API, bezahlte Stufe) | KI-gestützte Auswertung hochgeladener Lieferantenrechnungen (nur bei gebuchter Warenwirtschaft) sowie KI-gestützte Übersetzung von Rezept-, Checklisten-, Notiz- und Hygienetexten | Inhalt der hochgeladenen Rechnungsdokumente; zu übersetzende Rezept-, Checklisten-, Notiz- und Hygienetexte. Die Inhalte werden nach den Bedingungen der bezahlten Stufe nicht zum Training von Modellen verwendet. |
(2) Der Anbieter informiert den Kunden mindestens 30 Tage vor Beauftragung eines weiteren Unterauftragsverarbeiters. Der Kunde kann widersprechen; in diesem Fall steht ihm ein Sonderkündigungsrecht zu.
(3) Der Anbieter verpflichtet jeden Unterauftragsverarbeiter vertraglich auf dieselben Datenschutzpflichten, wie sie in diesem Vertrag festgelegt sind, insbesondere auf hinreichende Garantien dafür, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen so durchgeführt werden, dass die Verarbeitung den Anforderungen der DSGVO entspricht (Art. 28 Abs. 4 Satz 1 DSGVO). Bei den in Absatz 1 genannten Anbietern geschieht dies über deren Datenverarbeitungsbedingungen; der Anbieter stellt dem Kunden die jeweils maßgeblichen Bedingungen auf Anfrage zur Verfügung.
(4) Kommt ein Unterauftragsverarbeiter seinen Datenschutzpflichten nicht nach, haftet der Anbieter dem Kunden gegenüber für die Einhaltung der Pflichten dieses Unterauftragsverarbeiters wie für eigenes Handeln (Art. 28 Abs. 4 Satz 2 DSGVO); im Übrigen gilt § 10.
(5) Kein Unterauftragsverarbeiter ist Google für die Kartendarstellung: Die Karte im Bereich Arbeitsorte der App nutzt das Google Maps SDK für Android. Google verarbeitet die dabei vom SDK übermittelten Daten (insbesondere IP-Adresse, Geräte- und SDK-Kennungen sowie Nutzungs- und Absturzdaten der Kartenkomponente) nach den Datenschutzbedingungen der Google Maps Platform als eigenständiger Verantwortlicher, auch in den USA. Die Adresssuche beim Anlegen eines Arbeitsorts nutzt den Geocoder-Dienst des Android-Systems.
(6) Zahlungsdienstleister des Kunden: Aktiviert der Kunde Kartenzahlungen an der Kasse, schließt er selbst einen Vertrag mit Stripe Payments Europe, Limited (eigenes Stripe-Konto, das über WorkRadius verbunden wird) oder SumUp Limited (eigenes, per Anmeldung verbundenes SumUp-Konto). Diese Zahlungsdienstleister sind Vertragspartner des Kunden und keine Unterauftragsverarbeiter des Anbieters; ihre datenschutzrechtliche Rolle richtet sich nach dem Vertrag zwischen Kunde und Zahlungsdienstleister. Der Anbieter übermittelt auf Weisung des Kunden an dessen Konto nur Betrag, Trinkgeld, Währung und interne Vorgangskennungen und speichert die Rückmeldung (Zahlungsstatus, Transaktionsreferenz, Kartenmarke und die letzten vier Ziffern der Karte). Vollständige Kartendaten erhält der Anbieter nicht. Die Abrechnung der WorkRadius-Abonnements über Stripe ist keine Verarbeitung im Auftrag des Kunden; hierfür ist der Anbieter selbst verantwortlich (Datenschutzerklärung).
Soweit Verarbeitungen außerhalb der EU stattfinden, erfolgen sie auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien nach Art. 46 DSGVO. Das betrifft insbesondere die Zustellung von Push-Nachrichten (Firebase Cloud Messaging), die Absturzberichte der App (Firebase Crashlytics) und die Gemini API, die durch Google LLC auch in den USA verarbeitet werden können. Grundlage sind der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework (Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795), unter dem Google LLC zertifiziert ist, sowie die Standardvertragsklauseln im Datenverarbeitungsvertrag von Google. Neue Übermittlungen in Drittländer nimmt der Anbieter nur nach vorheriger Ankündigung entsprechend § 4 Abs. 2 vor.
(1) Der Anbieter unterstützt den Kunden bei Betroffenenanfragen, insbesondere bei Auskunft, Berichtigung, Löschung und Datenübertragbarkeit.
(2) Der Anbieter meldet dem Kunden eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden nach Kenntnis.
(3) Der Anbieter unterstützt bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und Konsultationen.
(1) Der Anbieter stellt dem Kunden die zum Nachweis erforderlichen Informationen zur Verfügung.
(2) Der Kunde kann Kontrollen durchführen oder durchführen lassen; sie sind rechtzeitig anzukündigen und dürfen den Betrieb nicht unangemessen beeinträchtigen.
(1) Nach Beendigung des Hauptvertrags gibt der Anbieter die personenbezogenen Daten durch Bereitstellung der Exportfunktionen der Anwendung an den Kunden zurück und löscht sie anschließend. Diese Wahl gilt als getroffen, soweit der Kunde nicht vor Ablauf von 30 Tagen nach Vertragsende in Textform etwas anderes weist. Der Anbieter kündigt die Löschung mindestens 14 Tage vorher per E-Mail an die hinterlegte Inhaberadresse an und erinnert etwa eine Woche vor der Löschung erneut.
(2) Abweichend von Absatz 1 weist der Kunde den Anbieter an, die in § 9 Abs. 3 Buchstabe d der AGB genannten aufbewahrungspflichtigen Daten weiter zu speichern und lesbar sowie exportierbar zu halten: Kassen- und Belegdaten zehn Jahre, Arbeitszeitnachweise und lohnrelevante Beschäftigtendaten sechs Jahre. Die Frist läuft für jede Aufzeichnung ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie entstanden ist; die in § 9 Abs. 3 Buchstabe d der AGB genannten Aufzeichnungen löscht der Anbieter nach Fristablauf laufend, alle übrigen dieser Daten gesammelt sechs beziehungsweise zehn Jahre nach dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Vertrag endet. Bank- und Kontaktdaten der Beschäftigten (IBAN, BIC, Kontoinhaber, Telefonnummer und E-Mail-Adresse aus dem Personaldatenblatt, Notfallkontakt) gehören nicht dazu und werden mit den übrigen Daten 30 Tage nach Vertragsende gelöscht. Diese Weiterverarbeitung erfolgt ausschließlich, um dem Kunden die Erfüllung seiner gesetzlichen Aufbewahrungs- und Datenzugriffspflichten zu ermöglichen. Der Kunde kann diese Weisung jederzeit in Textform oder über die Firmenlöschung in der Anwendung widerrufen; für Kassendaten setzt die Firmenlöschung den Download des Fiskal-Gesamtexports voraus.
(3) Der Anbieter protokolliert jede Löschung und bestätigt sie dem Kunden auf Anfrage in Textform. Die Löschung umfasst die Daten bei den Unterauftragsverarbeitern, soweit sie dort im Auftrag gespeichert sind. Datensicherungen werden nicht einzeln bereinigt, sondern laufen spätestens mit ihrem regulären Ablauf aus (Point-in-Time-Wiederherstellung nach 7 Tagen, wöchentliche Exporte nach 30 Tagen).
(4) Der Kunde kann die vollständige Löschung seines Firmenkontos jederzeit selbst auslösen.
(5) Eigene gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Anbieters, insbesondere für Rechnungs- und Vertragsdaten gegenüber dem Kunden, bleiben unberührt.
Der Anbieter verpflichtet die mit der Verarbeitung befassten Personen auf Vertraulichkeit.
Es gilt Art. 82 DSGVO. Im Innenverhältnis gelten die Haftungsregelungen des Hauptvertrags.